Desk Sharing Excel Vorlage

Mit dieser Desk Sharing Excel Vorlage organisierst du die Schreibtischbelegung über zwei Arbeitswochen. Im Kalender siehst du, wer welchen Platz nutzt und ob ein Arbeitsplatz belegt, angefragt, gesperrt oder frei ist. Du kannst außerdem Bereiche, Ausstattung und Teamzuordnungen hinterlegen. So erkennst du Buchungskonflikte und freie Plätze, ohne dich durch einzelne Listen zu arbeiten.

Desk Sharing Excel

Diese Variante zeigt deine Arbeitsplätze als übersichtlichen Sitzplan. Du erkennst sofort, welche Tische heute besetzt oder frei sind, und kannst zwischen Wochentagen wechseln. Kennzahlen zur Belegung und Auslastung sowie eine Wochenübersicht helfen dir bei der Planung. Besonders praktisch für Büros mit festen Zonen und flexibel genutzten Schreibtischen.

Desk Sharing Vorlage

Wenn dein Team feste und flexibel buchbare Plätze kombiniert, passt diese Vorlage gut. Sie zeigt die Belegung für eine Arbeitswoche, inklusive Mitarbeiternamen, Arbeitsplatztypen und Auslastung je Tisch. Oben findest du Kennzahlen zur Anzahl der Arbeitsplätze, Buchungen und Desk-Sharing-Quote. So lässt sich schnell abschätzen, wann im Büro noch Platz ist.

So nutzt du die Desk Sharing Excel Vorlage

Öffne die erste Desk Sharing Excel Vorlage und beginne im Tabellenblatt „Stammdaten“. Dort kannst du die Arbeitsplätze deines Büros mit ihren Bezeichnungen, Bereichen und Ausstattungsmerkmalen hinterlegen. Lege anschließend die Mitarbeiter und Teams fest. Wechsle danach zum „Belegungsplan“ und trage das gewünschte Startdatum ein. Der Kalender zeigt dir die Arbeitsplätze für zwei aufeinanderfolgende Wochen.

Im Belegungsplan erkennst du anhand der farbigen Kennzeichnungen, welche Plätze bereits vergeben sind und wo noch Buchungen möglich sind. Die Legende unterscheidet zwischen belegten, angefragten, gesperrten und konfliktbehafteten Arbeitsplätzen. Für die weitere Organisation stehen dir außerdem die Tabellenblätter „Buchungen“, „Teamplan“ und „Auswertung“ zur Verfügung. So kannst du die Platzverteilung auch über mehrere Tage nachvollziehen.

Tipps für die Arbeitsplatzplanung mit Desk Sharing

Überlege zuerst, welche Schreibtische dauerhaft vergeben sind und welche dein Team flexibel nutzen kann. Hinterlege auch die Ausstattung der Arbeitsplätze, etwa Monitore, Dockingstationen oder besondere Anforderungen. Dadurch finden Mitarbeiter leichter einen geeigneten Platz und du vermeidest unnötige Rückfragen bei der Buchung.

Prüfe die Belegung regelmäßig, vor allem an Tagen, an denen viele Kollegen ins Büro kommen. Schau dir an, welche Bereiche besonders gefragt sind und wo häufig Plätze frei bleiben. Mit unseren kostenlosen Desk Sharing Vorlagen kannst du solche Muster erkennen und die Verteilung anpassen. Wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, solltest du außerdem klare Regeln für Buchungen und Änderungen vereinbaren, damit keine Doppelbelegungen entstehen.