Mit dieser kostenlosen Posteingangsbuch-Vorlage erfasst du Eingänge sauber, weist Zuständigkeiten zu und behältst Fristen im Blick. Unten erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du die Spalten nutzt, Filter aktivierst und die Liste druckfertig auf A4 ausgibst.

Posteingangsbuch zum download

Dein Posteingangsbuch verständlich erklärt

Im posteingangsbuch legst du für jeden Eingang eine neue Zeile an, beginnst mit Eingang am und Lfd. Nr. und füllst danach Absender, Empfänger und Betreff aus. Ergänze bei Bedarf den Eingangskanal (Post, E-Mail, Bote) sowie das Postdatum, damit du später den Weg des Dokuments nachvollziehen kannst. Ordne gleich eine zuständige Person zu und halte in Notizen fest, was als Nächstes passieren soll.

Ablauf und Spalten

Steuere die Bearbeitung, indem du eine Frist setzt, Verantwortliche einträgst und den Status von Offen über In Bearbeitung bis Erledigt pflegst; so bleibt alles transparent. Sinnvolle Reihenfolge der Spalten, die du in der Vorlage findest:

• Eingang am, Lfd. Nr., Absender, Empfänger, Betreff
• Eingangskanal, Postdatum, Referenz/Aktenzeichen
• Priorität, Fällig am, Zuständig, Angenommen von
• Status, Notizen

Tipps für Excel

Aktiviere Filter, um schnell nach Datum, Referenz oder Zuständigem zu suchen; nutze Datenüberprüfung für Dropdowns bei Status, Priorität und Eingangskanal; setze bedingte Formatierung, damit überfällige Einträge auffallen; fixiere die Kopfzeile und definiere den Druckbereich, damit die Liste sauber auf A4 innerhalb der Ränder ausgegeben wird.

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