Raumbelegungsplan kostenlos

Aufbau des Belegungsplans in Excel

In dieser Belegungsplan Excel Vorlage kostenlos siehst du links die Bereiche, Aktivitäten und Namen, rechts daneben eine Zeitachse mit mehreren Tagen. Jede Zeile gehört zu einer Person oder einem Raum, jede Spalte in der Zeitachse steht für ein Datum. Du markierst deine Belegungen einfach, indem du die Zellen für die entsprechenden Tage mit den passenden Farben ausfüllst und so auf einen Blick erkennst, wer wann woran arbeitet oder im Urlaub ist.

• Spalten A–C für Bereich, Aktivität und Name
• Spalten mit Datum für deine Tage oder Schichten
• Farben, um Projekte, Urlaub, Schulung oder Vertretung zu unterscheiden

Belegungen Schritt für Schritt eintragen

Trage zuerst in den linken Spalten deine Bereiche, Projekte und die Namen der Mitarbeitenden ein und nutze dann die Datumszeile, um jeden Tag zu planen, damit die Excel Vorlage für deinen Belegungsplan zu deinem zentralen Überblick wird.

Markiere für jeden Eintrag die zusammenhängenden Tage in der jeweiligen Zeile mit einer Farbe und lasse freie Tage einfach weiß. So entsteht eine klare Matrix, in der du sofort siehst, wo noch Kapazitäten frei sind oder sich Belegungen überschneiden.

Tipps für die Nutzung der Vorlage

Um noch mehr aus der kostenlosen Belegungsplan Excel Vorlage herauszuholen, lohnt es sich, feste Farbregeln zu vereinbaren und die Datei regelmäßig zu aktualisieren. Verwende immer dieselben Farben für Urlaub, Projekte und Schulungen, damit alle die Planung intuitiv verstehen.

Speichere unterschiedliche Versionen für Woche oder Monat, wenn du mehrere Teams koordinierst, und drucke bei Bedarf eine Kopie aus, damit dein Belegungsplan auch im Meetingraum oder am schwarzen Brett schnell zur Hand ist.

Belegungsplan Vorlage herunterladen